De meest voorkomende zwakte in opleveringsdossiers is dat ze de ontwerpfase weerspiegelen in plaats van de uitvoering. Bouwprojecten evolueren: tracés worden verlegd, toestellen verplaatst, zones herzien, parameters bijgesteld tijdens de indienststelling.

Wordt die evolutie niet doorvertaald, dan ontstaat een dossier dat op het eerste gezicht compleet is maar in de praktijk misleidt. Een onderhoudstechnieker die op basis van verouderde informatie werkt, verliest tijd en kan verkeerde conclusies trekken over de werking van het systeem. Documentatie moet daarom meegroeien met het project en op het einde bewust worden geactualiseerd, niet gekopieerd uit de aanbestedingsfase.

De eerste maanden na een oplevering is de kennis nog vers en zijn de betrokkenen nog bereikbaar. De echte test komt later: bij een storing na enkele jaren, bij een wissel van onderhoudspartner of facility manager, bij een verbouwing die de compartimentering wijzigt, bij een uitbreiding die op de bestaande installatie moet aansluiten, of bij de verkoop van het gebouw.

Op zulke momenten is het dossier vaak de enige overgebleven bron van technische waarheid. Is het volledig en leesbaar, dan blijft een aanpassing een technische opdracht. Is het dat niet, dan begint elk traject met een onderzoek dat in feite een reconstructie is van werk dat al eens gedaan is.