La faiblesse la plus courante des dossiers de livraison est qu’ils reflètent la phase de conception plutôt que l’exécution. Les projets de construction évoluent : les tracés sont décalés, les équipements sont déplacés, les zones sont révisées, les paramètres sont ajustés lors de la mise en service.

Si ces évolutions ne sont pas intégrées, le dossier peut sembler complet tout en devenant trompeur dans la pratique. Un technicien de maintenance qui s’appuie sur des informations obsolètes perd du temps et risque de tirer de mauvaises conclusions sur le fonctionnement du système. La documentation doit donc évoluer avec le projet et être délibérément mise à jour à la fin des travaux, plutôt que simplement copiée depuis la phase d’appel d’offres.

Dans les premiers mois après la livraison, les connaissances sont encore fraîches et les personnes impliquées sont toujours disponibles. Le véritable test intervient plus tard : en cas de panne au bout de quelques années, en cas de changement de partenaire de maintenance ou de gestionnaire d'installations, en cas de rénovation modifiant le compartimentage, en cas d'extension devant se raccorder à l'installation existante, ou encore en cas de vente du bâtiment.

Dans de tels cas, le dossier est souvent la seule source restante de vérité technique. S'il est complet et lisible, un réglage reste une mission technique. Dans le cas contraire, tout processus commence par une enquête qui est en fait une reconstruction d’un travail déjà effectué.